Руководство пользователя




Скачать 155.3 Kb.
НазваниеРуководство пользователя
Дата публикации23.03.2013
Размер155.3 Kb.
ТипРуководство пользователя
odtdocs.ru > Информатика > Руководство пользователя

Ergonomic Soft




Ergonomic Hotel

Руководство пользователя
© Ergonomic Soft, 2007-2009




Ergonomic Hotel

Руководство пользователя



Оглавление

Описание продукта 3

Установка и удаление 4

Начало работы 4

Описание разделов 7

Резервирование 7

Визиты 17

История клиентов 18

Клиенты 19

Партнеры 19

Лист ожидания 20

Этажные планы - резервация 21

Этажные планы – обслуживание 21

Обслуживание 22

Напоминания 23

Виды уборки 24

Отчёты 24

Графики 26

Обмен валют 26

Валюты 27

Курсы валют 27

Налоги 29

Типы оплат 29

Оплаты 29

Фактуры 29

Типы питания 29

Питание 30

Единицы измерения 30

Склады 30

Номенклатура 30

Запасы по складам 30

Запасы по номенклатуре 31

Этажи 31

Типы номеров 31

Номера 31

Тарифы 31

Услуги 32

Сотрудники 32

Типы документов 33

Страны 33

Сезоны 33

Праздники 34

Настройки 35

Изменение пароля 36

Блокировка 37

Навигация 38

Описание продукта


Ergonomic Hotel разработан для отелей всех категорий. Он представляет собой комплексную систему для автоматизации гостиничного обслуживания.

Этот продукт был разработан после тщательного изучения деятельности отелей разных категорий в разных странах мира, при участии руководства отелей. Традиционный вид "бумажных" записей был переведён в электронный вид таким образом, чтобы сделать интерфейс продукта более похожим на обычный вид записей настолько, насколько это возможно. Такой подход сделал программу более понятной для любого сотрудника отеля и не требует длительного времени на адаптацию к новому способу ведения дел.

Ergonomic Hotel поддерживает все стадии работы служащих отеля и администрации. Использование продукта повышает качество сервиса. Он позволяет сократить время на

  • ведение записей

  • поиск информации

  • калькуляцию услуг

  • предварительную запись и отслеживание визитов

  • подготовку отчётов и т.д.

Ergonomic Hotel не требует специальной подготовки. Логика продукта позволяет уверенно чувствовать в нём любому, кто имеет навыки и опыт работы в гостиничном бизнесе.

Установка и удаление


Для установки Ergonomic Hotel Вы должны скачать программу с сайта www.ergonomicsoft.com фирмы Ergonomic Soft и дважды щёлкнуть на скачанном файле. Файл будет автоматически открыт программой Ergonomic Setup Center (поставляется вместе с Ergonomic Hotel) и с её помощью установлен на Ваш компьютер.

Для удаления Ergonomic Hotel Вы должны запустить Ergonomic Setup Center, выбрать “Ergonomic Hotel” в списке установленных пакетов и нажать кнопку с корзиной.

Начало работы


Примечание Если Вы не прочитали руководство “Основы Ergonomic Soft” пожалуйста, сделайте это сейчас перед тем как продолжить. Информация, представленная здесь требует от Вас знания основ Ergonomic Soft. Руководство “Основы Ergonomic Soft” включено в комплект поставки и находится в папке установки Ergonomic Hotel.

Когда Вы запускаете Ergonomic Hotel в первый раз, Вам будет предложено выбрать язык. Последующие изменения используемого языка можно будет произвести в настройках пргограммы. Для входа в программу потребуется ввести имя и пароль пользователя.

Примечание: имя пользователя, пароль, стартовый раздел, а также права на использование разделов и функций системы устанавливаются для каждого пользователя в программе Setup Center.

После ввода имени пользователя и пароля Вы попадете в назначенный Вам стартовый раздел или (если он не назначен) в “Общий раздел”, где перечислены все разделы программы, которые Вам можно использовать. Например: управляющий может пользоваться всеми разделами программы, горничным можно использовать только разделы, связанные с уборкой.







Для начала работы с Ergonomic Hotel Вы должны заполнить следующие разделы:

  • “Настройки”– хранит данные о вашем отеле, язык программы, используемые цвета в программе.

  • “Справочники” – хранит данные о номерах отеля, ценах по сезонам, типах документов, сервисах, странах, обслуживающем персонале.

  • “Запасы”– хранит данные о продуктах на складах.

  • “Деньги”– хранит данные о валютах, курсах валют купли-продажи, налогах, видах оплат.

  • “Этажный план”- хранит поэтажный план отеля.

Более подробную информацию об этих разделах Вы найдёте дальше в этом руководстве.

Описание разделов

Резервирование


Раздел “Резервирование” доступен по выбору пункта “Резервирование” переход на




“Резервирование” в главном меню либо по нажатию кнопки
Этот раздел содержит таблицу резервирования.



Для добавления новой резервации Вы должны выделить мышкой на сетке диапазон ячеек, соответствующий нужному номеру и датам прибытия и отъезда клиента, после этого нажать на кнопку “Резервировать”. На экране появится форма резервирования. Здесь Вы можете выбрать до 4 клиентов (здесь можно записать нового клиента или выбрать постоянного клиента из словаря клиентов). Также здесь можно указать партнёра (например, турфирму), на которого будет оформлена резервация. После заполнения формы надо нажать кнопку “ОК”.




После появится форма “Оказанные услуги”, часть данных в которой уже заполнена.




Здесь Вы можете выбрать дополнительные услуги, например: завтрак, обед, ужин и написать заметки. После этого нажимаем на кнопку ”ОК” и резервация произведена.




Для изменения дат приезда/отъезда, либо смены номера можно перетащить мышкой выбранную резервацию на новые даты или на другой номер.
Для изменения состояния резервации “неподтвержден”, “зарезервирован”, “в действии”, “выполнено” можно воспользоваться соответствующими кнопками в верхрей части экрана.
Для дальнейшей работы с визитом нужно нажать отрезок на сетке и кнопку “Визит”рядом с кнопкой “Резервировать”. После этого Вы окажетесь в разделе “Визиты” на выбранном визите.



Также таблица резервирования позволяет делать быструю резервацию для групп туристов. Для добавления новой резервации группы Вы должны мышкой выделить область ячеек, соответствующую нужным номерам и датам (несмежные отрезки номеров можно выделять, удерживая клавишу Ctrl), после нажать на кнопку “Резервировать”.



На экране появится форма, на которой надо заполнить поле «Партнёр», написав в поле наименование нового партнёра или выбрав существующего из раздела партнеров, затем нажать кнопку “ОК”.



После появится форма “Оказанные услуги” в ней Вы заполняете данные на дополнительные услуги, например: завтрак, обед, ужин, оставляете при необходимости заметки.



После нажития кнопки ”ОК” на экране еще раз появится форма “Оказанные услуги”, уже для другого номера, здесь Вы можете так же выбрать дополнительные услуги или просто нажимаете кнопку “ОК”. Данная процедура будет повторяться столько раз, сколько номеров Вы выделили мышкой. После заполнения всех форм резервация произведена.



Для дальнейшей работы с визитом нужно нажать отрезок на сетке и кнопку “Визит”рядом с кнопкой “Резервировать”. После этого Вы окажетесь в разделе “Визиты” на выбранном визите.



Визиты


Раздел “Визиты” доступен по выбору пункта “Клиенты” переход на “Визиты” в главном меню, либо по нажатию кнопки
Этот раздел содержит перечень всех визитов гостей с указанием начала и конца проживания, а также оказанных клиентам услуг. Этот раздел позволяет, дополнять, изменять, удалять данные визитов, менять состояние визита, отсылать подтверждения бронирования по электронной почте, выставлять клиентам счета за оказанные услуги, производить оплаты оказанных услуг.
Выставить счет по выбранной услуге можно нажатием кнопки “Счет” в нижней части раздела. Общий счет по всем услугам визита можно выставить нажатием кнопки “Счет” в верхней части раздела. Также можно выставить фактуру по одной услуге или по всем услугам нажатием соответствующих кнопок в верхней и нижней частях раздела. Все выставленные фактуры хранятся в разделе “Фактуры”.




После оплаты клиентом услуг, Вы нажимаете кнопку оплаты, после чего все услуги визита отмечаются как оплаченные. Все оплаты хранятся в разделе “Оплаты”. Программа позволяет отменять оплаты при нажатие кнопки “Отмена оплаты”.

При нажатии кнопки “Выбытие”, все записи о визите из раздела визиты удаляются, и переносятся в раздел “История клиентов”, где в дальнейшем можно будет просматривать всю архивную информацию по каждому клиенту.

История клиентов


Раздел “История клиентов” доступен по выбору пункта “Клиенты” переход на “История клиентов” в главном меню либо нажатием кнопки

Этот раздел содержит краткую информацию о клиенте, а также записи о всех визитах и оказанных ему услугах. Более подробные данные о клиентах позволяет получить раздел “Клиенты”.



Клиенты


Раздел “Клиенты” доступен по выбору пункта “Клиенты” переход на “Клиенты” в




главном меню либо нажатием кнопки

Этот раздел содержит данные о всех клиентах отеля. Программа позволяет хранить прикрепленные данные, например: сканы паспартов, фотографии клиентов и.т.д.



Партнеры


Раздел “Партнеры” доступен по выбору пункта “Клиенты” переход на “Партнеры” в

главном меню.

Этот раздел содержит данные о всех партнерах отеля. Программа позволяет хранить прикрепленные данные, например: сканы договоров, документы в электронном виде, фотографии и.т.д.



Лист ожидания



Раздел “Лист ожидания” доступен по выбору пункта “Резервация” переход на “Лист ожидания” в главном меню.

Этот раздел содержит данные о всех желающих зарезервировать номер в отеле, но еще не введенных в таблицу резервации. Здесь же сохраняются он-лайн резервации, на которые еще не были даны подтверждения отелем.


Этажные планы - резервация



Раздел “Этажные планы-резервация” доступен по выбору пункта “Этажные планы” переход на “Этажные планы (резервация)” в главном меню.

Этот раздел содержит планы этажей, на которых отмечены все данные о комнатах на текущий момент, с указанием проживающих клиентов и периода проживания.



Этажные планы – обслуживание




Раздел “Этажные планы-обслуживание” доступен по выбору пункта “Этажные планы” => “Этажные планы (обслуживание)” в главном меню.

Этот раздел содержит планы этажей, на которых отмечено состояние номеров на данный момент - убраны, грязные, не функционирующие. При щелчке мышью на номере Вы попадёте в раздел “Обслуживание” на выбранный номер.


Обслуживание




Раздел “Обслуживание” доступен по выбору пункта “Обслуживание” переход на




“Обслуживание” в главном меню либо нажатием кнопки
Этот раздел содержит информацию о состоянии комнат на данный момент - убраны, грязные, не функционирующие. В нижней части раздела располагаются задачи, связанные с обслуживанием комнат.

Напоминания




Раздел “Напоминания” доступен по выбору пункта “Обслуживание” переход на “Напоминания” в




главном меню либо нажатием кнопки
Этот раздел позволяет оставлять звуковые напоминания с всплывающими окнами. Вы можете выбрать адресата напоминания из служащих отеля, либо создать напоминание для всех служащих. По умолчанию напоминания создаются самому себе.



Напоминание появится в момент времени, на который оно поставлено в виде всплывающего окна.



Виды уборки


Раздел “Виды уборки” доступен по выбору пункта “Обслуживание” переход на “Виды уборки” в главном меню.

В этот раздел вносятся данные по типам уборок, например: повседневная, смена белья, отъезд, приезд и т.д. Это позволяет впоследствии автоматически распечатывать в разделе “Отчёты” листы уборок для горничных.

Отчёты


Раздел “Отчёты” доступен по выбору пункта “Отчёты” переход на “Отчёты” в




главном меню либо нажатием кнопки
Этот раздел позволяет Вам создавать отчеты по всем аспектам деятельности отеля.







Графики


Раздел “Графики” доступен по выбору пункта “Отчёты” переход на “Графики” в

главном меню.

Раздел позволяет просматривать и распечатывать наглядную аналитическую информацию о деятельности отеля, такую как загруженность отеля на определенные даты, загрузку комнат, платежи и другие.



Обмен валют


Раздел “Обмен валют” доступен по выбору пункта “Деньги” переход на “Обмен валют” в




главном меню либо нажатием кнопки

Раздел позволяет быстро проводить операцию обмена валют с распечаткой чеков по операциям и хранит всю информацию по продажам или покупкам валют.



Валюты


Раздел “Валюты” доступен по выбору пункта “Деньги” переход на “Валюты” в

главном меню.

Раздел позволяет задавать используемые в отеле валюты с указанием основной валюты, в которой ведутся все расчеты в отеле.


Курсы валют


Раздел “Курсы валют” доступен по выбору пункта “Деньги” переход на “Курсы валют” в главном меню. Раздел позволяет вести учет курсов продаж и покупки валют.

Налоги


Раздел “Налоги” доступен по выбору пункта “Деньги” переход на “Налоги” в

главном меню. Позволяет задать налоги на услуги в отеле.

Типы оплат


Раздел “Типы оплат” доступен по выбору пункта “Деньги” переход на “Типы оплат” в

главном меню. Позволяет задать типы оплат, например: карта постоянного клиента, наличные, Visa, Master Card и так далее.

Оплаты


Раздел “Оплаты” доступен по выбору пункта “Деньги” переход на “Оплаты” в




главном меню либо нажатием кнопки

Раздел хранит все входящие и исходящие платежи отеля.

Фактуры


Раздел “Фактуры” доступен по выбору пункта “Фактуры” переход на “Фактуры” в




главном меню либо нажатием кнопки
Раздел хранит все фактуры, выставленные отелем или выставленные отелю, а также информацию об оплатах этих фактур.

Типы питания


Раздел “Типы питания” доступен по выбору пункта “Ресторан” переход на “Типы питания” в главном меню.

Раздел позволяет задать основные типы питания в отельном ресторане. Например: завтрак, обед, ужин и так далее.

Питание


Раздел “Питание” доступен по выбору пункта “Ресторан” переход на “Питание” в




главном меню либо нажатием кнопки
Раздел разделен на две части - “Питание” и “Потребление”. В части “Питание” задаются данные для ресторана, такие как количество питающихся на указанные даты и типы питания. Количество питающихся можно автоматически обновлять нажатием кнопки “Пересчитать”. Актуальные данные при этом будут браться из раздела “Визиты”.

Находясь на определенной записи, в нижней части “Потребление” указываются данные о блюдах, используемых продуктах и их количестве. Это позозволяет автоматически вести перерасчет остатков на складах продуктов.

Единицы измерения


Раздел “Единицы измерения” доступен по выбору пункта “Склады” переход на “Единицы измерения” в главном меню.

Раздел позволяет задать основные типы единиц измерения продуктов например: килограммы, литры, штуки и так далее.

Склады


Раздел “Склады” доступен по выбору пункта “Склады” переход на “Склады” в главном меню.

Раздел позволяет задать все используемые склады в отеле.

Номенклатура


Раздел “Номенклатура” доступен по выбору пункта “Склады” переход на “Номенклатура” в главном меню.

Раздел позволяет задать ассортимент номенклатуры (продукты, инвентарь, расходные материалы) на разных складах в отеле.

Запасы по складам


Раздел “Запасы по складам” доступен по выбору пункта “Склады” переход на “Запасы по складам”




в главном меню либо нажатием кнопки
Раздел позволяет посмотреть наличие номенклатуры на определенном складе. В верхней части раздела находится склады. В нижней части — запасы по выбранному складу. Запасы на складе можно исправлять двойным щелчком мыши на номенклатуре. Также можно перемещать запасы с одного склада на другой при помощи кнопки “Движение”.

Запасы по номенклатуре


Раздел “Запасы по номенклатуре” доступен по выбору пункта “Склады” переход на “Запасы по номенклатуре” в главном меню.

Раздел аналогичен разделу “Запасы по складам”, только здесь в верхней части находится номенклатура, а в нижней части — запасы выбранной номенклатуры по всем складам.

Этажи


Раздел “Этажи” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Этажи” в главном меню.

Раздел позволяет ввести все этажи, используемые отелем.

Типы номеров


Раздел “Типы номеров” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Типы номеров” в главном меню.

Раздел позволяет ввести все типы номеров используемых в отеле, например: одноместный, двухместный, апартаменты и т.д.

Номера


Раздел “Номера” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Номера” в главном меню.

Раздел позволяет ввести номера по этажам и типам, с указнием количества взрослых и детских мест в номере. Программа позволяет хранить прикрепленные данные, например : фотографии комнат, видео и.т.д.

Тарифы


Раздел “Тарифы” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Тарифы” в главном меню.

Раздел позволяет ввести все типы тарифов на услуги в отеле, например: стандарт, VIP и так далее.

Услуги


Раздел “Услуги” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Услуги” в главном меню либо




нажатием кнопки
Раздел позволяет вводить услуги, оказываемые клиентам отеля, такие как проживание в номерах, бар, салон красоты и прочие. Также здесь вводятся цены на данные услуги, наличие сезонных скидок на услуги, налоги на услуги и потребление номенклатуры.



Сотрудники


Раздел “Сотрудники” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Сотрудники” в главном меню.

Этот раздел содержит данные о всех сотрудниках отеля. Программа позволяет хранить прикрепленные данные, например: сканы паспортов, фотографии служащих и.т.д.

Типы документов


Раздел “Типы документов” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Типы документов” в главном меню.

Этот раздел позволяет ввести типы документов, например: паспорт, водительские права и так далее.

Страны


Раздел “Страны” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Страны” в главном меню.

Этот раздел позволяет вводить страны, из которых приезжали клиенты отеля.

Сезоны


Раздел “Сезоны” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Сезоны” в главном меню.

Этот раздел позволяет вводить различные сезоны и привязывать к ним сезонные скидки или наценки. При задании сезона указываются его временные рамки, размер скидки или наценки (можно задавать как абсолютной величиной, так и в процентах), а также цвет сезона для таблицы резервации.



Праздники


Раздел “Праздники” доступен по выбору пункта “Словари” переход на “Праздники” в главном меню.

Этот раздел позволяет ввести даты праздников и цвета для выделения праздников на таблице резервации.



Настройки


Раздел “Настройки” доступен по выбору пункта “Настройки” переход на “Настройки” в




главном меню либо нажатием кнопки
Этот раздел плзволяет произвести все основные настройки программы:

  • выбор языка программы

  • выбор цветов

  • ввод данных отеля

  • и другие






Изменение пароля


Раздел “Изменение пароля” доступен по выбору пункта “Настройки” переход на “Изменение пароля” в главном меню.


Позволяет Вам изменить пароль входа в программу.

Блокировка


Раздел “Блокировка” доступен по выбору пункта “Настройки” переход на “Блокировка” в




главном меню либо нажатием кнопки
Раздел позволяет блокировать программу, а также войти в программу под другим пользователем. После нажатия кнопки блокировки на экране появится заставка.



По нажатию на кнопку Esc, заставка пропадёт и Вам будет предложено ввести свой пароль для входа в программу. После ввода пароля и нажатия кнопки “OK” Вы будете автоматически перемещены в тот раздел, в котором Вы работали до блокировки.





Навигация


Кнопка “<=” в главном меню позволяет переходить назад на предыдущий раздел программы, по отношению к тому разделу в котором Вы находитесь в данный момент.

Кнопка “=>” в главном меню позволяет перейти на один раздел вперёд.






страница из

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Система управления хостингом руководство пользователя
Документ содержит сведения о назначении, области применения и основных функциях программ. В документе описываются условия, необходимые...

Руководство пользователя Москва, 2012
Данное руководство может распространяться только согласно условиям, изложенным в лицензии Open Publication License, версии 0 или...

Моделирование стохастических и детерминированных систем: Руководство...
...

Моделирование стохастических и детерминированных систем: Руководство...
Гайдышев И. П. Моделирование стохастических и детерминированных систем: Руководство пользователя программы AtteStat. – Курган

Моделирование стохастических и детерминированных систем: Руководство...
Гайдышев И. П. Моделирование стохастических и детерминированных систем: Руководство пользователя программы AtteStat. – Курган

Система тестирования «Обработка работоспособности человека при выполнении...
В данном документе будет подробно описан интерфейс пользователя по выбору и прохождению теста, а также интерфейс администратора для...

2. Руководство пользователя. 3
Построение геометрических фигур из базовых примитивов (gl lines, gl triangles и т п.)

Руководство пользователя приложения Каури iСклад с поддержкой 1с версии 2 "Управление торговлей"

Руководство пользователя Linux Mint 10 «Julia»
Активируйте плагин последних документов

2 Руководство пользователя 11
Функция перечисления внутренних спецификационных ссылок спецификационного типа 34

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
odtdocs.ru
Главная страница